Всё о компенсации ГСМ
06/10/2019
Специалисты Statera Veris рассказывают о грамотном оформлении компенсации ГСМ.
Специфика работы сотрудников из сферы недвижимости, продаж, выездных услуг и пр. требует мобильности и постоянной динамики. К тому же от того, как быстро сотрудник попадет от одного клиента к другому, зависит оборот компании.
Если предприятие не располагает обширным автопарком, работодателю приходится принимать на работу людей с личным авто и компенсировать затраты на ГСМ и расходы на содержание автомобиля.
Ст. 188 ТК РФ предусматривает:
- Выплаты за амортизацию автомобиля;
- Выплаты, покрывающие затраты на содержание авто.
Важные условия:
- компенсация не должна превышать сумму, прописанную в договоре между работником и работодателем (ст. 217 НК РФ);
- для освобождения этих денежных выплат от налогов нужно предоставить документы о том, что это не доходы работника, а именно компенсации.
Какие документы подтвердят компенсации
- трудовой договор (или приложение к нему) с соглашением об использовании ТС работника в интересах организации;
- копия свидетельства о регистрации автомобиля;
- финансовые документы - чеки, накладные;
- путевые листы или записи в «Журнале поездок по служебной необходимости» (если в договоре не указана фиксированная сумма компенсации) с указанием реквизитов предприятия.
Компенсация возможна только после заключения соглашения, в котором указано, что личное авто сотрудника будут использовано для служебных заданий.
Два варианта оформления компенсации ГСМ:
- Соглашение внутри трудового договора;
- Соглашение оформлено отдельным документом.
Второй вариант удобнее. Если условия соглашения перестают устраивать одну из сторон (подорожало топливо, изменилась класс автомобиля и пр.), договор компенсации ГСМ перезаключается.
Что учитывается при заключении соглашения об использовании ТС работника
- марка автомобиля и год выпуска;
- регистрационные номера и объем двигателя;
- размер компенсации ГСМ владельцу;
- расходы на техническое обслуживание автомобиля;
- Как и когда будут компенсированы затраты на ГСМ и сопутствующие расходы;
- Документы, подтверждающие оплату за ГСМ (чеки, квитанции, путевые листы).
Соглашение подкрепляется:
- копией техпаспорта автомобиля;
- копией «Свидетельства о гос. регистрации автомобиля»;
- копией ОСАГО (если сотрудник ездит по доверенности).
Расходы на ГСМ не начисляются во время отпусков, больничных и отгулов работника.
Если соглашение не заключено
Порой сотрудник использует личный автомобиль для нужд компании. В таком случае, по согласованию с руководством, работник в свободной форме пишет заявление на компенсацию ГСМ. К заявлению нужно приложить чеки с автозаправок и любые другие документы об оплате топлива. На основании приказа сотруднику компенсируется ГСМ.
Как рассчитать компенсацию на ГСМ
При расчете возмещения затрат учитываются марка машины и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техпаспорте.
Можно смотреть фактический расход горючего по показаниям спидометра или GPS-навигатора, можно руководствоваться официально установленными нормами Минтранспорта для конкретной марки автомобиля.
На основании чека АЗС (дата на чеке должна быть такой же, что и дата в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего на 1 километр.
Например
Норма расхода топлива автомобилем – 9 л на 100 км.
Рассчитаем расход топлива на 1 км: делим 9 л на 100 км. Получаем расход горючего на 1 км пути – 0,09 л.
Фактический пробег автомобиля (например, 120 км) умножаем на установленный расход бензина на 1 км (0,09 л) и получаем 10,8 л израсходованного топлива.
10,8 л бензина умножаем на цену бензина за 1 л.
Итоговая сумма и будет положенной к компенсации ГСМ.
Ссылка на источник: https://www.facebook.com/StateraVeris/posts/1027332580809173?__tn__=K-R