От управления в "режиме пожара" к формированию финансовой культуры
09/09/2019
Новая неделя - новая глава рубрики #StateraVeris_Финансоваякультура.
Тема родилась из свежего клиентского кейса. Организация - субъект малого бизнеса - описывает состояние дел так: «В течение дня у нас возникает лавина вопросов, которые надо немедленно решить "здесь и сейчас". Да и текущая доходность не дает возможностей для экспериментов».
В двух строках рассказана типичная история: есть работающий бизнес, но нет слаженной работы и слабо выстроены процессы; вопросы решаются по "принципу тушения пожаров"; организация культуры ведения дел негативно влияет на финансовый результат; подходы не гибкие, компания не готова к изменениям.
Почему подход «здесь и сейчас» не выгоден:
- нет целостной картины - недостаточно данных для качественных решений;
- хаотичность, вялый контроль - повышенные риски;
- слабое вовлечение работников в решение задач - невысокая степень доверия сотрудников к руководству и наоборот;
- нет системных контрольных точек - система "ручного управления";
- ресурсоемко: и во временнОм, и в финансовом плане;
- ограничены возможности роста и развития бизнеса.
Давайте рассмотрим еще один простой пример режима “здесь и сейчас":
Вечером вы вдруг неожиданно вспоминаете, что завтра - обязательный платеж, а средств на счете не хватает. Какие варианты развития ситуации возможны?
а) просроченный платеж со всеми малоприятными последствиями;
б) утро следующего дня посвящено поискам нужной суммы. Какое время вы на это потратите? Это будет эффективное времяпровождение? Сколько энергии вы потеряете? А сколько людей будет вовлечено?
Вот какие вопросы рождает такая крошечная проблема. А ещё, скорее всего, придётся привлечь дополнительные финансовые ресурсы.
Что получится в итоге? Посчитаем траты?! Чувствуете, в каком напряжении вы проведете полдня? Здорово, если вопрос решится удачно. Но есть ли в таком сценарии польза и смысл?
Давайте напишем другой сценарий!
Подключим финансовое планирование, разработаем и начнём вести платежный календарь, обновить который можно за 15-20 минут.
Платежи теперь не ускользают из вашего фокуса, а необходимые средства зарезервированы! Не потерян ни один драгоценный час. Свое время можно наполнить любимыми делами, общением с семьёй, сотрудниками, либо направить ресурсы на привлечение нового клиента, который увеличит ваши доходы.
А теперь посмотрим, как может выглядеть путь от сценария #1 к сценарию #2. Описываем шаги перехода от одного статуса к другому:
Шаг 1. Самый важный
Нужно осознанно захотеть изменений и настроить себя на них.
Шаг 2
Определить основные бизнес-процессы для компании, которые будут меняться в первую очередь. Как правило, это: продажи, закупки, платежи.
Шаг 3
Проанализировать эти процессы. Описать их с текущей позиции и выделить узкие места.
Шаг 4
Ясно представить, как должно быть и тезисно сформулировать основные задачи.
Шаг 5
Составить в excel общий план действий для реализации каждой задачи. Возможно, какие-то действия пока не видны. План должен быть гибким и позволять вносить изменения в процессе реализации.
Что должно быть в таблице:
- блоки задач;
- логическая цепочка действий для решения задач;
- плановые сроки выполнения (начало и окончание);
- ответственные лица;
- статус.
Таблица exсel — это просто и действенно. Мы называем такой инструмент "Планом действий" или "Экшн-планом». Он показывает целостную картину, в которой задачи имеют приоритеты, разбиты на сроки, у каждой есть ответственный и поддержка.
Действия можно заблаговременно вносить в календарь, чтобы приходили напоминания. Ещё проще - прописать ежедневную повторяющуюся задачу в календаре - «проверь план действий».
Используйте "Экшн-план" для внедрения изменений в организации и перехода от "режима тушения пожаров" к системной организации работы.
Описанный инструмент мы используем внутри компании, в работе над клиентскими проектами, при взаимодействии с нашими подрядчиками.
Какие результаты получаем:
- нет просроченных задач;
- нет задвоения функционала;
- ответственность четко закреплена;
- вовлеченность команды;
- повышается мотивация;
- формируется одинаковое для всех видение;
- повышается наглядность и прозрачность;
- повышается управляемость и производительность.
И что интересно, использование "Экшн-плана" для работы над проектом формирования финансовой культуры уже предполагает создание системного подхода к организации работы.
Уверены, что этот простой инструмент облегчит управление бизнес-процессами и высвободит часть вашего времени на любимые занятия.