06/10/2019

Специалисты Statera Veris рассказывают о грамотном оформлении компенсации ГСМ.

Специфика работы сотрудников из сферы недвижимости, продаж, выездных услуг и пр. требует мобильности и постоянной динамики. К тому же от того, как быстро сотрудник попадет от одного клиента к другому, зависит оборот компании.

Если предприятие не располагает обширным автопарком, работодателю приходится принимать на работу людей с личным авто и компенсировать затраты на ГСМ и расходы на содержание автомобиля.  

Ст. 188 ТК РФ предусматривает:

• Выплаты за амортизацию автомобиля;
• Выплаты, покрывающие затраты на содержание авто.

Важные условия:

• компенсация не должна превышать сумму, прописанную в договоре между работником и работодателем (ст. 217 НК РФ);
• для освобождения этих денежных выплат от налогов нужно предоставить документы о том, что это не доходы работника, а именно компенсации.

Какие документы подтвердят компенсации

• трудовой договор (или приложение к нему) с соглашением об использовании ТС работника в интересах организации;
• копия свидетельства о регистрации автомобиля;
• финансовые документы - чеки, накладные;
• путевые листы или записи в «Журнале поездок по служебной необходимости» (если в договоре не указана фиксированная сумма компенсации) с указанием реквизитов предприятия.  

Компенсация возможна только после заключения соглашения, в котором указано, что личное авто сотрудника будут использовано для служебных заданий.

Два варианта оформления компенсации ГСМ:

• Соглашение внутри трудового договора;
• Соглашение оформлено отдельным документом.

Второй вариант удобнее. Если условия соглашения перестают устраивать одну из сторон (подорожало топливо, изменилась класс автомобиля и пр.), договор компенсации ГСМ перезаключается.

Что учитывается при заключении соглашения об использовании ТС работника

• марка автомобиля и год выпуска;
• регистрационные номера и объем двигателя;
• размер компенсации ГСМ владельцу;
• расходы на техническое обслуживание автомобиля;
• Как и когда будут компенсированы затраты на ГСМ и сопутствующие расходы;
• Документы, подтверждающие оплату за ГСМ (чеки, квитанции, путевые листы).

Соглашение подкрепляется:

• копией техпаспорта автомобиля;
• копией «Свидетельства о гос. регистрации автомобиля»;
• копией ОСАГО (если сотрудник ездит по доверенности).

Расходы на ГСМ не начисляются во время отпусков, больничных и отгулов работника.

Если соглашение не заключено

Порой сотрудник использует личный автомобиль для нужд компании. В таком случае, по согласованию с руководством, работник в свободной форме пишет заявление на компенсацию ГСМ. К заявлению нужно приложить чеки с автозаправок и любые другие документы об оплате топлива. На основании приказа сотруднику компенсируется ГСМ.

Как рассчитать компенсацию на ГСМ

При расчете возмещения затрат учитываются марка машины и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техпаспорте.

Можно смотреть фактический расход горючего по показаниям спидометра или GPS-навигатора, можно руководствоваться официально установленными нормами Минтранспорта для конкретной марки автомобиля.

На основании чека АЗС (дата на чеке должна быть такой же, что и дата в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего на 1 километр.

Например

Норма расхода топлива автомобилем – 9 л на 100 км.

Рассчитаем расход топлива на 1 км: делим 9 л на 100 км. Получаем расход горючего на 1 км пути – 0,09 л.

Фактический пробег автомобиля (например, 120 км) умножаем на установленный расход бензина на 1 км (0,09 л) и получаем 10,8 л израсходованного топлива.

10,8 л бензина умножаем на цену бензина за 1 л.

Итоговая сумма и будет положенной к компенсации ГСМ.

Ссылка на источник: https://www.facebook.com/StateraVeris/posts/1027332580809173?__tn__=K-R