Новости и публикации компании «Statera Veris»

От управления в "режиме пожара" к формированию финансовой культуры

09/09/2019

 

Новая неделя - новая глава рубрики #StateraVeris_Финансоваякультура. 

Тема родилась из свежего клиентского кейса. Организация - субъект малого бизнеса - описывает состояние дел так: «В течение дня у нас возникает лавина вопросов, которые надо немедленно решить "здесь и сейчас". Да и текущая доходность не дает возможностей для экспериментов». 

В двух строках рассказана типичная история: есть работающий бизнес, но нет слаженной работы и слабо выстроены процессы; вопросы решаются по "принципу тушения пожаров"; организация культуры ведения дел негативно влияет на финансовый результат; подходы не гибкие, компания не готова к изменениям.

Почему подход «здесь и сейчас» не выгоден:

  • нет целостной картины - недостаточно данных для качественных решений;
  • хаотичность, вялый контроль - повышенные риски;
  • слабое вовлечение работников в решение задач - невысокая степень доверия сотрудников к руководству и наоборот;
  • нет системных контрольных точек - система "ручного управления";
  • ресурсоемко: и во временнОм, и в финансовом плане;
  • ограничены возможности роста и развития бизнеса.

Давайте рассмотрим еще один простой пример режима “здесь и сейчас":

Вечером вы вдруг неожиданно вспоминаете, что завтра - обязательный платеж, а средств на счете не хватает. Какие варианты развития ситуации возможны? 

а) просроченный платеж со всеми малоприятными последствиями;

б) утро следующего дня посвящено поискам нужной суммы. Какое время вы на это потратите? Это будет эффективное времяпровождение? Сколько энергии вы потеряете? А сколько людей будет вовлечено? 

Вот какие вопросы рождает такая крошечная проблема. А ещё, скорее всего, придётся привлечь дополнительные финансовые ресурсы. 

Что получится в итоге? Посчитаем траты?! Чувствуете, в каком напряжении вы проведете полдня? Здорово, если вопрос решится удачно. Но есть ли в таком сценарии польза и смысл?

Давайте напишем другой сценарий! 

Подключим финансовое планирование, разработаем и начнём вести платежный календарь, обновить который можно за 15-20 минут. 

Платежи теперь не ускользают из вашего фокуса, а необходимые средства зарезервированы! Не потерян ни один драгоценный час. Свое время можно наполнить любимыми делами, общением с семьёй, сотрудниками, либо направить ресурсы на привлечение нового клиента, который увеличит ваши доходы. 

А теперь посмотрим, как может выглядеть путь от сценария #1 к сценарию #2. Описываем шаги перехода от одного статуса к другому:

Шаг 1. Самый важный

Нужно осознанно захотеть изменений и настроить себя на них.

Шаг 2

Определить основные бизнес-процессы для компании, которые будут меняться в первую очередь. Как правило, это: продажи, закупки, платежи. 

Шаг 3

Проанализировать эти процессы. Описать их с текущей позиции и выделить узкие места.

Шаг 4

Ясно представить, как должно быть и тезисно сформулировать основные задачи.

Шаг 5

Составить в excel общий план действий для реализации каждой задачи. Возможно, какие-то действия пока не видны. План должен быть гибким и позволять вносить изменения в процессе реализации. 

Что должно быть в таблице: 

  • блоки задач;
  • логическая цепочка действий для решения задач;
  • плановые сроки выполнения (начало и окончание);
  • ответственные лица; 
  • статус.

Таблица exсel — это просто и действенно. Мы называем такой инструмент "Планом действий" или "Экшн-планом». Он показывает целостную картину, в которой задачи имеют приоритеты, разбиты на сроки, у каждой есть ответственный и поддержка. 

Действия можно заблаговременно вносить в календарь, чтобы приходили напоминания. Ещё проще - прописать ежедневную повторяющуюся задачу в календаре - «проверь план действий». 

Используйте "Экшн-план" для внедрения изменений в организации и перехода от "режима тушения пожаров" к системной организации работы.

Описанный инструмент мы используем внутри компании, в работе над клиентскими проектами, при взаимодействии с нашими подрядчиками.

Какие результаты получаем:

  • нет просроченных задач;
  • нет задвоения функционала;
  • ответственность четко закреплена;
  • вовлеченность команды;
  • повышается мотивация;
  • формируется одинаковое для всех видение;
  • повышается наглядность и прозрачность;
  • повышается управляемость и производительность.

И что интересно, использование "Экшн-плана" для работы над проектом формирования финансовой культуры уже предполагает создание системного подхода к организации работы.

Уверены, что этот простой инструмент облегчит управление бизнес-процессами и высвободит часть вашего времени на любимые занятия.