Новости и публикации компании «Statera Veris»

Лайфхаки по хранению документов в офисе

10/28/2019

 

Если на столе гордо возвышается гора бумаг высотой с Эверест – это кабинет бухгалтера? Не обязательно) Делимся проверенными советами по хранению документов. 

1. Удобство = комфорт

Мы построили работу так, чтобы обращаться к документам из любой точки мира. Все бумаги Statera Veris оцифрованы и хранятся на защищенном спецсервере. У каждой группы документов - четкие названия, их легко найти. Структура хранения - файловые папки.

Совсем от бумаги мы не отказались, но в офисе «живут» только документы текущего года. После сдачи годовой отчётности и аудиторских проверок отправляем документацию в архив. Если что-то из бумаг понадобится, то в нужной папке всегда есть сканы.

2. Структура – всему голова

Часто информация в цифре неправильно организована. Вы надеетесь на поиск, но функция не сработает, если не сохранили нужную версию документа; заменили ее новой; не помните имя файла. Чтобы это исключить, мы организовали файлы в иерархическую структуру.

Отличный помощник - интеллект-карта. Фото в сториз.

3. Ярлыки и гиперссылки

Случаются проблемы, когда один файл по логике принадлежит к двум и более категориям. Например, вы хотите, чтобы один документ был в папке «Client» и «Sales», а другой – в «Bank» и в «Constituent_documents». Простое копирование документа приведет к тому, что вы отредактируете одну копию, а во второй забудете про правки. Случится неразбериха. Выхода два: ярлыки или гиперссылки.

Ярлыки

Если документ нужно отправить во вторую по счету папку, поместите туда его ярлык. Копировать ярлык можно бесконечно. Теперь, в какой бы папке вы не открыли оригинал файла или его ярлык, работать будете только с изначальным документом.

Гиперссылки

В этом случае иерархия папок не понадобится. Создайте несколько главных и упорядочивайте документы в спецфайле – либо в MS Word, либо MS Excel - везде, где есть работа с гиперссылками.

Мы верим, что финансовая культура начинается с порядка. В новых постах расскажем про чудеса электронного документооборота и сроки хранения документов.

Поделитесь в наших соцсетях своими способами хранения бумаг в офисе, нам интересно!

 

Ссылка на источник: https://www.facebook.com/StateraVeris/photos/a.571284946413941/1127425977466499/?type=3&av=571132726429163&eav=AfYB2gLWT6yewmSfx7YTyUrbS9djSQ9MpKsJsMkcFi_nZBKzGF2cP8EI4rRY5NR2hss&theater