Лайфхаки по хранению документов в офисе
10/28/2019
Если на столе гордо возвышается гора бумаг высотой с Эверест – это кабинет бухгалтера? Не обязательно) Делимся проверенными советами по хранению документов.
1. Удобство = комфорт
Мы построили работу так, чтобы обращаться к документам из любой точки мира. Все бумаги Statera Veris оцифрованы и хранятся на защищенном спецсервере. У каждой группы документов - четкие названия, их легко найти. Структура хранения - файловые папки.
Совсем от бумаги мы не отказались, но в офисе «живут» только документы текущего года. После сдачи годовой отчётности и аудиторских проверок отправляем документацию в архив. Если что-то из бумаг понадобится, то в нужной папке всегда есть сканы.
2. Структура – всему голова
Часто информация в цифре неправильно организована. Вы надеетесь на поиск, но функция не сработает, если не сохранили нужную версию документа; заменили ее новой; не помните имя файла. Чтобы это исключить, мы организовали файлы в иерархическую структуру.
Отличный помощник - интеллект-карта. Фото в сториз.
3. Ярлыки и гиперссылки
Случаются проблемы, когда один файл по логике принадлежит к двум и более категориям. Например, вы хотите, чтобы один документ был в папке «Client» и «Sales», а другой – в «Bank» и в «Constituent_documents». Простое копирование документа приведет к тому, что вы отредактируете одну копию, а во второй забудете про правки. Случится неразбериха. Выхода два: ярлыки или гиперссылки.
Ярлыки
Если документ нужно отправить во вторую по счету папку, поместите туда его ярлык. Копировать ярлык можно бесконечно. Теперь, в какой бы папке вы не открыли оригинал файла или его ярлык, работать будете только с изначальным документом.
Гиперссылки
В этом случае иерархия папок не понадобится. Создайте несколько главных и упорядочивайте документы в спецфайле – либо в MS Word, либо MS Excel - везде, где есть работа с гиперссылками.
Мы верим, что финансовая культура начинается с порядка. В новых постах расскажем про чудеса электронного документооборота и сроки хранения документов.
Поделитесь в наших соцсетях своими способами хранения бумаг в офисе, нам интересно!
