Электронный документооборот: советы по внедрению
11/01/2021
Количество компаний, которые перешли на электронный документооборот (ЭДО) вместо традиционного бумажного, постоянно растет. Так происходит, потому что ЭДО помогает компании:
- Повысить эффективность труда, поскольку значительно уменьшает время на поиск документов, их обработку и отправку.
- Сократить расходы на оргтехнику, доставку и пересылку писем.
- Свести к минимуму ошибки сотрудников.
- Обеспечить абсолютную конфиденциальность данных.
Если ваша компания еще только задумывается о внедрении ЭДО бухгалтерских и других видов документов, советуем прочитать наш пост.
Запуск системы ЭДО в компании происходит в несколько этапов.
- Определение потребностей компании
Составьте список бумаг, которые допустимо перевести в цифровой вид. Обычно начинают с бухгалтерской «первички» и других официальных документов. Проанализируйте процессы их создания, согласования и утверждения в компании, а также порядок обработки входящих и исходящих бумаг.
- Получение электронной подписи (ЭП)
Здесь возможны разные варианты:
- Простая ЭП – используется для заверения бумаг внутреннего ЭДО.
- Неквалифицированная – подходит для внутреннего и внешнего ЭДО, оформления договоренностей с контрагентами.
- Квалифицированная – подпись с усиленной защитой, придает любым документам юридическую силу и позволяет вести ЭДО без ограничений. Для ее получения нужно обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию ФНС.
- Определение оператора ЭДО
Вашей компании предстоит выбрать организацию, которая обеспечит работу специальной программы. Подобных сервисов в России около 80 – их список опубликован на сайте ФНС.
- Переход на единый ЭДО с контрагентами
Партнеров нужно уведомить об изменениях в вашей компании. Тем, кто работает «по старинке» - отправить предложение о переходе на ЭДО, а с теми, кто уже запустил у себя этот процесс – обменяться письмами-приглашениями, используя выбранный вами сервис.
- Подготовка и запуск ЭДО
Когда оборудование настроено и протестировано, а сотрудники прошли необходимое обучение, издается отдельное распоряжение или приказ о запуске системы ЭДО в организации. С документом нужно ознакомить всех задействованных специалистов.
Мы в Statera Veris работаем с нашими клиентами в системе ЭДО и обмениваемся данными через защищенный канал связи. А как у вас в компании: работаете с электронным документооборотом или храните все бумаги в папках?
Ссылка на источник: https://www.facebook.com/StateraVeris
