Документооборот для компании или компания для документооборота?
10/17/2022
Ниже собрали для вас практические аспекты для анализа эффективности документооборота в Вашей компании:
- Произошли ли за последний год значительные организационные изменения в компании?
Например, вы пересмотрели организационную структуру, появились новые должности, существенно изменили ключевые процессы, и тд.?
При внедрении/изменении информационных систем мы рекомендуем обратить внимание на дублирование электронных документов бумажными – зачастую компания внедряет дорогостоящее ПО для автоматизации, при этом продолжают «курсировать» бумажные копии документов.
У вас произошли значительные изменения в бизнес процессах – проверьте «стыки» процессов. Скорее всего там вы найдете задублированные документы и операции, выполняемые одновременно 2-мя отделами.
- Сила привычки или «Мы всегда так делали»
В ряде компаний неэффективный документооборот также может являться наследством организации, сложившейся 20–30 лет назад и мало изменившейся с тех пор.
Постарайтесь внедрить в культуру компании аспект «авторства» бизнес-процессов, побуждая сотрудников думать «а зачем я сейчас создаю этот документ?» и как можно облегчить процесс, сохраняя контрольные точки.
- Генерального директора не видно за кипой бумаг на столе?
Проверьте действующую систему делегирования в компании - при слабом уровне делегировании полномочий и несовершенных бизнес-процессах Генеральный директор может тратить по несколько часов в день на подписание документов, имея 3-х замов и целый штат сотрудников. Для наших клиентов мы разрабатываем «Матрицу делегирования полномочий», которая позволяет снизить нагрузку с руководства компании и равномерно распределить ответственность между сотрудниками.
Специалисты компании «Statera Veris» с многолетним опытом построения систем документооборота в международных компаниях готовы провести анализ и предложить практические решения с учетом отраслевой и организационной особенностью Вашей компании.
