07/24/2023

Факсимильная подпись, факсимиле или печать-клише — это оттиск штампа, повторяющий подпись руководителя. Такой формат удобно использовать, если в вашей организации большой документооборот или начальство редко бывает в офисе.

Сегодня разбираемся, какие документы можно подписывать факсимиле, а в каких случаях его использовать не стоит.

Какие документы можно подписывать факсимиле

Список документов, которые можно подписывать факсимиле, перечислен в пункте 2 статьи 160 ГК РФ.

Печать-клише обычно ставят на почётных грамотах, деловых письмах, извещениях и коммерческих предложениях. С её помощью визируют копии и повторные экземпляры уже подписанных документов.

Также можно использовать факсимиле для подписания документов с конкретным контрагентом — договоры и допсоглашения к ним, акты. Но сначала пропишите это условие в основном договоре или заключите отдельное соглашение, которое будет подписано собственноручными подписями. Укажите, чью «живую» подпись заменит факсимиле, например, генерального директора. Если этого не сделать, документы с факсимильной подписью могут признать недействительными через суд.

Когда нельзя использовать факсимиле

Для большинства документов печать-клише не подходит. Это прописано в письме МНС РФ № 18−0−09/000042@. Например, ею нельзя подписывать:

• доверенности;
• документы с нотариальным заверением;
• документы с финансовыми последствиями — бухгалтерскую отчётность, налоговые декларации, авансовые отчёты, платёжные поручения и подобное;
• трудовые договоры;
• заявки на участие в госзакупках.

Также запрещено ставить факсимиле в счетах-фактурах. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что руководитель и главный бухгалтер должны подписать их собственноручно или с помощью ЭЦП, иначе организации откажут в вычете НДС по этим документам.

Как внедрить факсимиле в организации

Закажите печать-клише. Факсимильную подпись изготавливают фирмы, которые делают печати и штампы. Обычно они просят только образец подписи. Её сканируют и переносят на резинку штампа с рельефной поверхностью.

Утвердите использование факсимиле. Издайте приказ о том, что подпись руководителя можно заменить печатью-клише. Разработайте положение о правилах работы с факсимильной подписью, в котором пропишите:

• об оттиске чьей подписи идёт речь;
• кто отвечает за хранение факсимиле — обычно это бухгалтер, сотрудник кадровой службы или офис-менеджер;
• на каких документах её можно ставить, а на каких нет;
• кто может применять печать-клише.

Передайте штамп на хранение. Ответственный работник хранит оттиск подписи в сейфе. В журнале учёта печатей и штампов он отмечает дату и время выдачи и возврата факсимиле. Сотрудники, которые выдают и берут печать-клише, расписываются в журнале. Так никто не сможет воспользоваться вашей факсимильной подписью.